Olisiko jo aika luopua paperi-arkistosta?
Useat rakennusalan yritykset ovat huomanneet, että paperi-arkistot ovat huomattava kustannus. Paperi-arkisto on kustannus useasta syystä: Se vie tilaa, tiedon löytäminen on vaikeaa ja yksittäisen tiedon, kuten piirustuksen, muuntaminen sähköiseksi on kallista.
Vaikka voisi ajatella, että paperi-arkistoja on kertynyt ainostaan vanhempiin yrityksiin, niin tietoa on välitetty paperilla myös sähköisen suunnittelemisen (CAD) jälkeen. Varsin usein huoltokirjoihin liittyvät dokumentit on toimitettu mapitettuna, paperilla.
Arkiston sähköistämisessä pitää olla suunnitelma
Jos yritys päättää siirtää paperi-originaalit sähköiseen muotoon, niin tämä kannattaa tehdä suunnitellusti. Alla kolme tärkeintä asiaa, jotka tilaajan pitää päättää
- Tiedostoformaatti. Onko kyse vain sähköisestä arkistosta vai käytetäänkö sähköisiä dokumentteja jatkossa, esim. CAD tiedostojen pohjana?
- Sopiva resoluutio (tarkkuus). Mitä suurempi resoluutio, sitä tarkempi kuva. Haittapuolena on se, että tiedostokoko kasvaa. Samalla sähköistämisen kustannus saattaa myös nousta.
- Mustavalko vai väri? Mitä vanhempi originaali on, sitä tärkeämpi tämä päätös on. Vaikka uudet dokumentit ovat mustavalkoisia, niin vanhemmissa originaaleissa voi olla himmeitä yksityiskohtia, jotka voidaan tallentaa vain väri- tai harmaasävyskannauksella.
Päätöstä tehdessä kannattaa tukeutua skannauspalveluita tarjoaviin yrityksiin ja yhdessä tutkia mikä olisi paras ratkaisu.
Kustannukset ja laatu
Dokumenttien sähköistäminen kannattaa aina kilpailuttaa. Kilpailutuksessa kannattaa huomioida aikaisemmin mainitut seikat. Jos kyse on suuresta määrästä dokumentteja, niin kannattaa myös testata toimittajia. Mikä on laatu ja lopullinen hinta. Valitettavan usein lopulliseen laskuun lisätään erilaisia kuluja.
”Laadun ja hinnan on kohdattava”, toteaa Analogian kehitysjohtaja Markus Vihra ja jatkaa ”Asiakkaan tarpeet pitää ymmärtää jo ensimmäisessä palaverissa. Toimitamme usein tiedostot useassa eri tiedostoformaatissa, jotta asiakkaamme saa parhaan mahdollisen ratkaisun”.
Analogia Oy on keskittynyt tiedon pitkäaikaiseen säilyttämiseen, skannaukseen ja mikrofilmauspalveluihin.