Onko tilitoimiston vaihtaminen vaikeaa (ja joskus jopa järkevää)?

Suurin osa suomalaisista rakennusalan yrityksistä on niin pieniä, ettei yrityksen ole järkevää palkata omia taloushallinnon asiantuntijoita, vaan kirjanpito ja siihen liittyvät toiminnot ulkoistetaan tilitoimistolle.

Yrityksen ei kuitenkaan pidä olla ”sinisilmäinen” ja luottaa sokeasti valittuun palveluntarjoajaan. Taloushallinnon palveluita tarjoaa kirjava joukko yrittäjiä; takuuta siitä, että palvelu olisi laadukasta tai täyttäisi edes verottajan vaatimat minimivaatimukset ei välttämättä ole. Palveluntarjoaja on valittava huolella.

Kun yritys tekee sopimuksen taloushallinnon ulkoistamisesta, on kyse ehdottomasta luottamuksesta. Luottamuksesta siihen, että kumppani tuottaa hyvää ja laadukasta palvelua. Mikäli valittu kumppani ei hoida sopimusvelvoitteitaan, voi siitä koitua yritykselle yllättäviä kustannuksia. Pahimmillaan ne ovat verottajan antamia sanktioita tai jopa luottokelpoisuuden menettäminen.

Milloin vaihtaminen on suositeltavaa?

Huono palvelutaso tai kumppanin heikko osaaminen ilmenevät ensin pieninä asioina. Pieniltä tuntuvina virheinä, kuten kuittien tai sähköpostien katoamisilla. Arkisilla asioilla, joita voi tapahtua kenelle tahansa. Jos virheet ja huolimattomuus toistuvat usein, tulisi varoituskellojen soida. Onko tämä se palvelutaso, jota yritys haluaa ostaa?

Tilanteessa, jossa verottaja pyytää suoraan yritykseltä tietoja, esim. arvonlisäilmoitusta , on jo hälytysmerkki yritykselle. Kumppani ei ole noudattanut palvelusopimusta.

Jokainen yritys ja yrittäjä voi itse päättää kuinka monta laatupoikkeamaa hyväksyy. Onko kyseessä poikkeuksellinen virhe vai jotain johon pitää puuttua heti?

Palveluntarjoajan vaihtaminen

Palveluntarjoajan vaihtaminen voi joskus olla haasteellista, mutta ei mahdotonta. Mikäli mahdollista, kannattaa vaihtaminen ajoittaa tilikauden loppuun, jotta uusi tilitoimisto voi aloittaa lähes ”tyhjältä pöydältä”.

Joskus yritys voi kuitenkin joutua tilanteeseen, jossa palveluntarjoaja pitää vaihtaa heti. Näin kannattaa tehdä jos luottamus palvelutarjoajaan on loppunut, eikä uskoa laadun parantumisesta enää ole. On tärkeä tiedostaa, että verottajan näkökulmasta yritys itse on vastuussa veroilmoituksista, eikä palveluntarjoaja.

Laadukas ja osaava taloushallinnonyritys auttaa vaihtamisessa

Kun päätät vaihtaa palveluntarjoajaa, ota yhteyttä taloushallinnon yrityksiin ja keskustele avoimesti aikaisemmista ongelmista. Erityisesti silloin, jos vaihdat kumppania kesken tilikauden.

Hyvän kumppanin tunnistaa yleensä jo ensimmäisessä palaverissa. Ammattilainen tunnistaa usein toisen ammattilaisen, vaikka toimisi eri liiketoiminta-alueella. Mikäli vaihdat kumppania kesken tilikauden, anna uudelle kumppanille valtakirja hoitaa yrityksesi asioita, kuten mm. pyytää tiedot edelliseltä palveluntarjoajalta.