Projektipäällikön muistilista koskien projektipankkia

Projektipankki on internet-sovellus, jota käytetään rakennusprojekteissa tiedon jakamiseen. Se sisältää mm. dokumenttien hallinnan, tulostustilauksen, työmaapäiväkirjan ja TR-mittarin. Projektipankista on hyötyä myös projektin jälkeen. Se on kattava dokumentti projektin aikaisista tapahtumista ja sitä voi käyttää todisteena riitatilanteissa.

Projektipankista saadaan suurin hyöty kun tiedostetaan sen suurimmat riskitekijät. Ongelmat eivät niinkään liity itse sovelluksiin, vaan järjestelmän puutteelliseen käyttöön. Tämä artikkeli antaa projektipäällikölle vinkkejä siitä, mitä hänen tulisi vaatia projektin jäseniltä.

Dokumentit

Dokumenttien jakaminen on projektipankin ydin. Tarkoituksena on mahdollistaa dokumenttien 24/7 saatavuus kaikille projektin jäsenille.

Projektipäällikön tulee vaatia, että projektin dokumenttien jakelu tehdään projektipankin kautta. Suunnittelijoiden tulee päivittää dokumentit riittävän usein, jotta viimeisin version olisi aina kaikkien saatavilla. Kaikkien tulee täyttää riittävästi dokumentteja koskevia tietoja, jotta muut projektin jäsenet tietävät heti, mistä dokumentista on kyse. Pelkkä tiedostonimi, joka perustuu usein yrityksen omiin ohjeisiin, ei ole riittävä.

Tulosteiden jakelu

On hyvä sopia, kun suunnittelijat päivittävät projektipankkiin dokumentteja, että niistä tehdään tarvittaessa tulostustilaus sovitulla jakelulla. Jakelu voi riippua suunnittelualasta ja dokumentista itsestään.

Useissa projektipankeissa on myös automatisoitu tulostustilaus. Tämä on sekä hyvä että huono ominaisuus. Se säästää aikaa, mutta saattaa myös aiheuttaa projektille lisäkustannuksia.

Työmaapäiväkirja

Projektipankkien työmaapäiväkirja on lähes poikkeuksetta parempi vaihtoehto kuin paperiversio. Se mahdollistaa raportoinnin ja projektia voi seurata myös etänä. Lisäksi ongelmat erilaisten käsialojen kanssa on historiaa.

Projektipäällikön tulee vaatia, että työmaapäiväkirjaa täytetään säännöllisesti. Toinen tärkeä asia on, että vastaava työnjohtaja allekirjoittaa sivut säännöllisesti. Valitettavan usein päiväkirjaa kyllä täytetään, mutta allekirjoitukset unohtuvat.

Noudattamalla tätä muistilistaa varmistat, että

• Työmaalla on aina pääsy viimeisimpään revisioon dokumentista
• Tiedät ketkä ovat ladanneet dokumentin ja ovat tietoisia muutoksista
• Voit lukea työmaapäiväkirjaa etänä ja varmistua, että päiväkirjaa ei kirjoiteta muistista (jälkikäteen), vaan päivittäin
• Projektin päätyttyä sinulla on kattava dokumentointi projektin aikaisista tapahtumista ja voit luovuttaa dokumentoinnin asiakkaalle/esimiehelle

Viimeisempänä, mutta ei vähäisempänä: sinun ei tarvitse muistaa kaikkia projektin aikaisia tapahtumia. Säännöllisesti käytetyn projektipankin myötä sinulla on käytössäsi "virallinen" dokumentointi, jota voit tarvittaessa käyttää todisteena riitatilanteissa.